Encuentros anteriores
Sitios de los eventos anteriores y recursos asociados:
- 2013 - Temuco
- 2012 - Curicó
- 2011 - Puerto Montt
- 2010 - Concepción
- 2009 - Gran Valparaíso
- 2008 - U. de Concepción
- 2007 - U. de Tarapacá
- 2006 - U. Católica del Maule
- 2005 - U. Arturo Prat
- 2004 - U. Federico Santa María
- 2003 - U. Federico Santa María
- 2002 - U. del Bío-Bío
- 2001 - U. del Bío-Bío
- 2000 - U. del Bío-Bío
Elección de la fecha
El Encuentro Linux nació como una instancia donde reunir a todos los entusiastas de este sistema operativo, en particular; y del Software Libre, en general. También es una instancia que permite acercar y difundir el uso de Linux y el Software Libre a la comunidad en general.
Es así, que al Encuentro Linux asisten entusiastas que van desde estudiantes de enseñanza media, hasta profesionales (geólogos, electrónicos, diseñadores, arquitectos, dentistas y también informáticos). Por lo tanto, no se puede pensar que el grueso de los asistentes asistirá como parte de sus labor (como académico o empleado en representación de su empresa), sino como una actividad personal.
Hay 4 consideraciones que son importantes conocer:
El costo de la estadía para los asistentes. Si la duración es de 3 días, para el asistente la estadía le costará el doble a un evento de 2 días. En vez de pagar una noche de alojamiento, pagará 2. En el caso de estudiantes, es bastante relevante, sobretodo si se le añade el costo de alimentación extra.
El tipo de asistentes esperados. Si la mayor parte son estudiantes y/o académicos; entonces debe realizarse en un período que no signifique problemas para ellos. Una semana puedecha diferencia.
El 1er Encuentro se realizó el 24 y 25 de noviembre; y fue muy masivo (487 asistentes). Sin embargo, el 3er Encuentro se realizó el 28 y 29 de noviembre; y el problema más recurrente fue el conflicto con exámenes/certámenes. El segundo fue de índole económico (había crisis económica).
La elección de los días de la semana a realizarse. Las personas enviadas por empresas, por norma general, asisten los días laborales, ya que es parte de su trabajo; y el fin de semana no lo van a sacrificar. Esto lo he podido comprobar empíricamente.
Para los entusiastas, resulta "perjudicial" perder días de semana, ya sea para conseguir permisos en sus trabajos (es necesario considerar el viaje de ida/regreso más la estadía).
- Disponibilidad de espacio físico. Escoger un fin de
semana garantiza mayor disponibilidad de infraestructura.
Sin embargo, puede significar el pago de horas extras si
hay personal a cargo de las aulas o equipamiento.
Lo mismo ocurre si el horario se extiende más allá de la jornada laboral.
No siempre se puede resolver con voluntarios, y es muy importante considerarlo.
Cabe mencionar que, para los Encuentros que se han extendido por 3 días, el último día ha sido el más débil en asistencia.
Las fechas en que se han realizado los Encuentros anteriores han sido:
- 1er Encuentro: 24 y 25 de noviembre.
- 2do Encuentro: 25, 26 y 27 de octubre.
- 3er Encuentro: 28 y 29 de noviembre.
- 4to Encuentro: 30 y 31 de octubre.
- 5to Encuentro: 21, 22 y 23 de octubre.
- 6to Encuentro: 12, 13 y 14 de octubre.
- 7to Encuentro: 20, 21 y 22 de octubre.
- 8vo Encuentro: 22, 23 y 24 de octubre.
- 9no Encuentro: 22, 23 y 24 de octubre.
- 10o Encuentro: 22, 23 y 24 de octubre.
- 11o Encuentro: 20, 21 y 22 de octubre.
Costos de organización
Muchas veces se habla de los costos en términos generales, pero es indispensable aterrizar. Hacerlo, facilitará el trabajo para la determinación de costos de inscripción o metas para conseguir auspiciadores.
Como norma general, y aunque suene de perogrullo, los gastos se deben evitar a toda costa. Cuando se tenga certeza de un nivel de ingreso se puede pensar en añadir elementos extras.
Muchos de los costos aquí mencionados son muy fáciles de obtener, ya que en muchos casos, requieres solicitar cotizaciones vía teléfono y recibirlos por correo electrónico o fax. Si por algún motivo es necesario hacerlo a través de algún mecanismo formal de la institución organizadora, nada impide que los valores sean cotizados en forma personal para obtener una idea.
Siempre se puede comprar contra factura (pago a 30 o 60 días). Así fue como organizamos los primeros encuentros, con todas las facturas por pagar después del encuentro.
Resumen de posibles gastos
- Papelería
- Afiches
- Dípticos
- Impresión de blocks personalizados
- Impresión de material
- Salones e Infraestructura
- Impuestos
- Pasajes nacionales e internacionales
- Alojamiento
Papelería
Hay distintos tipos de papelería, algunos como costos evitables. Otros no. El costo se incrementa en la medida que se emplean más colores. El más barato será a 1 color; mientras el más caro es a 4 colores. Notar que con 4 colores (CYMK) se obtiene toda la gama de colores.
Cuando se tienen 2 colores, se pueden tener todas las combinaciones con 2 colores, así como distintas tonalidades. Por lo tanto, es importante considerar si un detalle muy pequeño añade un color extra, porque puede encarecer innecesariamente el material.
El gramaje (grosor dado por el peso) del papel también influye directamente en el costo, así como el volumen. La cantidad mínima suele se 500 ejemplares (se entiende iguales). A mayor cantidad, menor es el costo unitario, pero el costo total siempre incrementa.
El tipo de impresión influye en el costo y en los tiempos de entrega.
Impresión por offset es mucho más rápido, más barato; pero de menor calidad. Es útil para imprimir texto, volantes de 1 color. Actúa de forma similar a la fotocopia. Si se tienen figuras o símbolos sin ángulos rectos, los contornos se puede pixelar bastante.
Tamaños especiales (no estándares) también encarecen el trabajo.
- Afiches: Se pueden distinguir 2 tipos
de afiches.
- Afiches "bonitos" en papel satinado con gramaje de 230; dan pena pegarlos, siempre sobran. Pero los asistentes se van contentos con ellos. Para pegar en ciertos lugares (facultades, oficinas, ventanas de negocios, etc.)
- Afiches "no tan bonitos" en papel simple con un gramaje de 60gr, son más baratos y se pueden pegar en todas partes.
- Dípticos: No siempre son útiles y completamente prescindibles. 500 unidades, 4 colores: $200.000.
- Carpetas: En papel satinado, tamaño carta (ligeramente más grande). El costo depende si tiene alguna lengüeta interior. Puede alcanzar un costo de $500.000 para 500 unidades.
- Blocks personalizados: Es posible tener blocks personalizados, cuyo costo resulta bajo porque se trata de hojas tamaño carta con un color. Este ítem es prescindible.
- Documentación y otros materiales impresos: En el primer encuentro, entregamos un cuadernillo con todos los trabajos impresos. Tuvo un costo de $ 700.000. Sin embargo, es completamente prescindible, más aún si se deja el material en línea.
Salón e infraestructura
Este ítem no debiera existir. Se entiende que la institución que decide organizarlo tiene la infraestructura necesaria para llevarlo a cabo; y por eso postula a realizarlo.
Sin embargo, es importante considerarlo para evitarse sorpresas al momento de organizarlo, tal como sucedió en la UTFSM, quienes pagaron $ 3.500.000 por sus sus propios salones y su propia infraestructura el Encuentro Linux de 2003 (En Casa Piedra hubiera resultado más barato :-)
«Impuestos» internos
Este ítem tampoco debiera existir. Se entiende que es un evento sin fines de lucro y se realiza con un ánimo de hacer difusión. Así es también, que se pretende que todos los ingresos vayan en directo uso de brindar un mejor evento.
El Encuentro Linux está exento de IVA u otro tipo de impuestos. Sin embargo, hay universidades que exigen el pago de una prima o impuesto. Y es necesario considerarlo, para evitarse sorpresas. Fue el caso del Encuentro Linux 2003, en donde hubo un impuesto de 15%, el que sumado al ítem de "Salones e Infraestructura" significó que el 47% del costo del Encuentro fuera en cobros de la universidad.
De existir "impuestos" internos, es importante buscar un mecanismo en que se pueda acceder a una exención.
Pasajes
Este es (o debiera ser) el ítem más costoso de la organización, y dependerá de la cantidad de expositores que requieran pago de pasajes (principalmente en avión).
Pasajes internacionales Un pasaje para un invitado internacional, desde Europa o América del Norte, puede oscilar entre $ 700.000 y $ 1.200.000.
El valor del pasaje varía mes a mes, y mientras más cercana es la fecha de viaje, más se encarece. La diferencia de precios entre un mes y otro puede ser de hasta US$ 400. Se consiguen mejores precios cuando hay una estadía de un día sábado dentro del itinerario.
Algunos invitados añaden como restricción un pasaje extra, para algún acompañante; lo cual debe ser considerado al momento de extender o confirmar una invitación.
Puede ser importante considerar la compra de pasajes sin tantas restricciones. Como anécdota puedo comentar que el en Segundo Encuentro Linux (el año 2001), uno de los expositores tuvo que rechazar la invitación 6 días antes del inicio del Encuentro.
Sólo cambiar el nombre de la persona que viajaba costó US$ 250; además del apuro de conseguir un expositor con tiempo y disponibilidad para viajar en el mismo trayecto estipulado en el pasaje.
Pasajes internacionales Dependerá de la ubicación de la institución y del lugar donde provienen los invitados.
Lugares distantes como Iquique, implica que el costo es mayor para traer expositores de la zona central y sur de Chile. Lugares sin aeropuertos o centrales, como como Valparaíso o Talca, permiten que para la mayor parte de los casos, el traslado se realice en bus o tren. Lo cual alivia bastante los costos.
Si hay muchos expositores locales, el costo es cero.
Las instituciones suelen tener convenios con agencias de viajes, las cuales no siempre ofrecen las tarifas más convenientes. Las diferencias pueden ser sustanciales.
Alojamiento
Dependiendo del tipo de invitado, podría ser necesario algún alojamiento especial. Lo usual es que para la mayor de los expositores es más importante la compañía que las comodidades del lugar.
Una forma bastante acertada de disminuir costos en este ítem, es permitir que los expositores compartan habitación. Se consiguen 2 objetivos:
- Una habitación doble o triple es mucho más económica que varias habitaciones individuales.
- Los expositores tienen más tiempo para intercambiar opiniones con personas que comparten intereses.
Nunca se debe descartar la posibilidad de invitar a alojar a algún expositor a la morada de un organizador. Expositores como John "Maddog" Hall, que han sido invitados a numerosos eventos, pueden incluso solicitarlo.
Se puede negociar con algún hotel alguna habitación sin costo si se asegura una cantidad mínima de pasajeros. Como referencia, en los tres primeros encuentros conseguimos al menos una habitación gratis. En términos nominales no es mucho, pero cualquier ahorro es útil.
Puede ser importante aclarar a los invitados que la organización no se puede hacer cargo del consumo extra que cada invitado realice.
Alimentación
Este es un ítem que fácilmente puede ser pasado por alto, pero puede provocar muchas sorpresas.
Si se considera proveer alimentación a los invitados y/o asistentes, se sugiere elaborar 1 ó 2 dietas claramente definidas; de tal forma de mantener los costos siempre bajo control. Especialmente sensibles son los costos de bebidas, tragos y postres.
Por otro lado, aunque no se cubran los costos de alimentación de los asistentes, se debe asegurar que exista capacidad y tiempo para que puedan almorzar a un precio razonable.
En los encuentros de los años 2000, 2003 y 2004 se dio almuerzo a los asistentes.
Cena de camaradería
Es necesario considerar en el presupuesto el dinero suficiente para ofrecer una cena de camaradería a los voluntarios que ayudan en la organización. El costo puede variar de lugar en lugar, así como de la cantidad de personas locales involucradas en la organización y ejecución.
Traslados
En general, los expositores se pueden trasladar por sus propios medios o con una pequeña guía.
Dependiendo de la institución, los costos serán o no asignados al proyecto; pero en general son bajos. Caso especial corresponde a fines de semana y horas extras.
Ingresos del Encuentro Linux
Los ingresos son importantes, puesto que permiten financiar el Encuentro Linux.
Antes de determinar los ingresos, es necesario conocer la capacidad máxima de asistentes que el recinto puede recibir y los costos que se desean abordar.
Si suponemos una organización extremadamente conservadora, en donde no se financiará ningún coste de expositores/asistentes, mas sólo afiches. Y si además, suponemos que no existen cargos por salones e infraestructura; entonces se debe planificar un ingreso suficiente para cubrir los $ 260.000 (apróximadamente) que cuestan los afiches. Sin duda, muy sencillo de conseguir para un evento de esta naturaleza.
A medida que se definen los costos a los cuales se puede incurrir, se puede establecer de mejor manera las metas para conseguir financiamiento. Por otro lado, se pueden hacer estimaciones y de acuerdo a ello decidir si extender o no invitaciones a personalidades de renombre internacional.
Teniendo claro lo anterior, se puede indicar que existen básicamente 3 tipos principales de ingresos en el Encuentro:
- Aportes de la institución organizadora
- Auspicios
- Cobro por inscripción
Aportes de la institución organizadora
Los aportes pueden ser directos o indirectos. También podría ser fruto del remanente de haber organizado el Encuentro Linux en un año anterior (lo cual no siempre es así).
En el caso que dentro de la institución no se encuentre voluntad de realizar un aporte, es necesario considerar si dicha institución tiene cobros («impuestos» o cobro por uso de la infraestructura). Si es así, se puede solicitar a la institución un aporte equivalente a dichos cobros.
Si, por ejemplo, existe un cargo del 25% de la institución por cualquier actividad realizada en su recinto; se puede solicitar el financiamiento del 25% de dicha actividad. En términos prácticos, para la universidad no significa desembolso alguno de dinero, pero alivia considerablemente la carga a la organización.
No se debe menospreciar esta gestión. Puede ser incluso mucho más importante y efectiva que conseguir auspicios.
Aplicando un análisis sencillo (y en retrospectiva), los auspicios conseguidos en el Encuentro Linux 2003 fueron de $ 1.000.000; mientras que "impuestos" se pagó $ 1.079.000. Si se hubiera negociado ese "impuesto", se hubiera podido prescindir del auspicio y obtener exactamente los mismos resultados.
Y si analizamos un poco más, de haber podido "negociar" el cobro por salones ($3.500.000) en el mismo Encuentro, se hubiera logrado una utilidad de $ 4.100.000 o bien, tener un costo de inscripción mucho menor.
En el caso de los 3 primeros encuentros, no se aplica. Porque toda la infraestructura se consiguió sin costo para la organización.
Auspicios
Existe la impresión que este es un ítem importante dentro del financiamiento del Encuentro Linux; lo cual está más cerca del mito que de la realidad.
Los auspiciadores son los últimos en confirmar. Algunos, incluso confirmados, no llegan a cancelar o se retractan a último momento. Si un auspiciador promete el oro y el moro, sólo hay que valorizarlo cuando se haga efectivo; sólo así se evitarán sorpresas.
Algunos auspicios no son en dinero, sino en especies, en descuentos importantes o en servicios. Ninguno de ellos se debe descartar, aunque las condiciones deben ser lo suficientemente claras para evitar malos entendidos.
Una forma cómoda de manejar los auspicios, es conseguir que los gastos sean facturados a algún auspiciador. Se evita el movimiento de dinero dentro de la institución (que puede ser engorroso dependiendo de cada institución).
Cobros por inscripción
Esta es la principal fuente de ingresos del Encuentro Linux, y va en directa relación entre la capacidad máxima del recinto, la cantidad de asistentes esperados (menor o igual a la capacidad máxima) y los costos a solventar.
Cómo experiencia (encuentros 2000, 2001, 2002), nuestra cota máxima de asistencia estuvo dada por la capacidad total de nuestras aulas. Particularmente, aquella (plenaria) que requiere tener a los todos (o la mayoría) de los asistentes en un sólo salón.
Aunque los costos son bajos, siempre es conveniente mantener un cobro por asistencia. De lo contrario se corren los siguientes riesgos:
- Que se deba cerrar el proceso de inscripción por llenar los cupos disponibles (dada la capacidad del recinto).
- Se inscriban muchas personas que finalmente no asistirán, restando un cupo a verdadero interesado.
Al exigir un cobro, se tiene mayor certeza del número de asistentes así como de los fondos disponibles.
Para disminuir la incertidumbre, se recomienda tener precios diferenciados por fecha de inscripción. La idea es incentivar a las personas a inscribirse y pagar antes. Sólo así se puede tener certeza de un monto base para cubrir los costos.
Para que esto sea efectivo, depende mucho de la programación definida y/o los expositores que estarán presentes.
Si se espera que todos paguen el día de inicio al Encuentro, el proceso de registro será muy lento.
En el encuentro 2000 aprendimos eso, pero allí tuvimos que cerrar antes porque las inscripciones superaron rápidamente nuestra capacidad. Para los encuentros 2001 y 2002, no hubo precio diferenciado, pero definimos previamente que el proceso de inscripción tenía fecha de cierre una semana antes del evento.
Como información general, el costo de inscripción a través de los años ha sido de la siguiente forma:
| Año | Estudiantes | General |
|---|---|---|
| Encuentro 2000 | $ 6.000 | $ 12.000 |
| Encuentro 2001 | $ 10.000 | $ 20.000 |
| Encuentro 2002 | $ 6.000 | $ 20.000 |
| Encuentro 2003 | $ 12.000 | $ 30.000 |
| Encuentro 2004 | $ 15.000 | $ 75.000 |
| Encuentro 2005 | $ 10.000 | $ 60.000 |
| Encuentro 2006 | $ 10.000 / $ 30.000 | $ 35.000 / $ 40.000 |
| Encuentro 2007 | $ 12.500 | $ 35.000 / $ 65.000 |
| Encuentro 2008 | $ 10.000 | $ 30.000 |
Luego, se puede tomar la calculadora y estimar los ingresos. Por ejemplo, si consideramos los costos del año 2001; se podría pensar en un principio en recibir 200 estudiantes y 50 particulares. Con lo cual, en inscripciones se contarían con $ 3.000.000.
Si la capacidad del recinto permite tener 1000 personas y los costos no son altos, entonces se pueden bajar los costos; y así asegurar lleno absoluto y mayor difusión.
Los cobros rara vez están exentos de polémica. Y es por eso, es que se debe disminuir al máximo los cobros impuestos por las propias instituciones, dado que encarecen el evento sin tener ningún beneficio real.